Jak dokumentować koszty pojazdu?

Poniższy artykuł nie dotyczy sytuacji, gdy w firmie wykorzystujemy pojazd należący do pracownika.

Informacje dotyczące dokumentowania wydatków na pojazdy są rozrzucone w kilku aktach prawnych, mamy tu m.in. ustawę ptu (VAT) czy objaśnienie do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W przypadku wydatków na pojazd firmowy, obowiązek podania nr rejestracyjnego dotyczy bezpośrednio wydatków na paliwo. Natomiast dysponując pojazdem niefirmowym musimy każdorazowo zaopatrzyć naszą fakturę lub rachunek w nr rejestracyjny – ten wymóg pojawia się w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej KPIR.
Od generalnej zasady dokumentowania wszystkiego fakturami, rachunkami i umowami jak zwykle wymyślono wyjątki, np.  paragony za paliwo zakupione za granicą czy paragony za przejazdy płatnymi autostradami.

Z paragonem z autostrady jest dosyć prosto, rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur uznaje taki paragon (lub inny dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną) za dokument równy fakturze w przypadkach, kiedy zawiera wszystkie poniższe dane:
a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
b) numer kolejny i datę wystawienia,
c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
d) kwotę należności wraz z podatkiem,
e) kwotę podatku.

Nietrudno spełnić te warunki – tylko raz widziałam paragon bez tych danych ;) (§ 17  pkt 3 rozporządzenia MD z 28.03.2011) .

Paragony za paliwo kupione poza Polską w 99% przypadków są wystawione w walucie obcej i naturalnie należy przeliczyć je na złote przed zaksięgowaniem. Paragon trzeba przeliczyć na złotówki, po kursie średnim NBP z ostatniego roboczego dnia przed poniesieniem wydatku. Dla przykładu, kupiliśmy paliwo w poniedziałek 19 marca 2012,  na zagranicznej stacji benzynowej na co otrzymaliśmy do ręki tylko paragon – przeliczamy go wg kursu z piątku 16 marca 2012 (art. 11a ust. 2 ustawy pdof).

Paragony z parkomatów, bilety jednorazowe, itp. dokumenty za parking także rozliczane są w kwocie brutto. Do ich zaksięgowania wystawiamy dokument nazywany przez rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi „dowodem wewnętrznym” (§ 14 ust 1 i 2 pkt 9). DW musi zawierać minimum: nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, przedmiot operacji i wysokość kosztu (wydatku). Paragon dodajemy jako załącznik do dokumentu.

Kolejnym typowym wydatkiem są wydatki związane z ubezpieczeniami. Tu może wystąpić kilka typów dokumentów. Do rozliczenia samego ubezpieczenia wystarczy polisa jako umowa ubezpieczenia. W przypadku szkód związanych z powypadkowymi naprawami – faktura/rachunek z warsztatu (ewentualnie inne dokumenty kiedy naprawiającym nie jest firma) lecz koniecznie w powiązaniu z dobrowolnym ubezpieczeniem. Bez dodatkowego dobrowolnego ubezpieczenia wydatki i straty związane z likwidacją i utratą samochodów oraz kosztami remontów powypadkowych, nie mogą być kosztem podatkowym.

Nie miałem AC i jeszcze nie mogę wartości ukradzionego pojazdu wliczyć w koszty? Brzmi jak herezja, ale mamy w polskiej ustawie pdof (art. 23 ust 1 pkt 48) bardzo nieprzyjemny zapis dla osób, które nie dbają o zabezpieczenie przed utratą swojej floty:  „Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym.”

Co do zakresu „dodatkowego ubezpieczenia” o którym pisze ten przepis, spory trwają między organami podatkowymi i przedsiębiorcami i pewnie znikną dopiero kiedy przepis będzie wreszcie jednoznaczny. Wyobraźcie sobie sytuację, gdy do pojazdu kierowca dokupił jakiekolwiek „dobrowolne ubezpieczenie” np. NNW  i już można rozliczać straty w ŚT? Taka linia interpretacji ma małe szanse obronić się w sporze z fiskusem, chociaż biorąc pod lupę literalne brzmienie przepisu, to rację ma przedsiębiorca…

Inne wydatki które mogą pojawić się przy samochodzie, szczególnie poza granicami kraju – należy zwrócić uwagę na samo rozporządzenie w sprawie prowadzenia księgi – § 12. Daje nam pewną furtkę co do dokumentowania wydatków na pojazd, wydatków związanych z prowadzeniem działalności w ogóle:

3. Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

O ile podpis osób uprawnionych można rozumieć jako podpis przedsiębiorcy czy innej osoby ponoszącej wydatek w jego imieniu (np. oddelegowany pracownik),  o tyle ciężko zaliczyć nieimienne paragony do kosztów nawet z dowodem księgowym opisującym transakcję,  jeśli inny przepis nam na to nie zezwala lub do tego paragonu nie możemy dołożyć dodatkowych dokumentów stwierdzających jednoznacznie, że to nasza firma była nabywcą wyszczególnionego towaru/usługi na paragonie.

Na samym końcu pozostaje nam ewidencja przebiegu pojazdu, która jest warunkiem zaliczenia w koszty podatkowe sumy wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu niefirmowego.  Za wyjątkiem pojazdów w leasingu i pojazdów ciężarowych, bez ewidencji przebiegu pojazdu możemy mieć wydatki na samochód idące w tysiącach a żadnych kosztów podatkowych.

2 Responses to Jak dokumentować koszty pojazdu?
  1. m4rek Odpowiedz

    A jak to jest z odliczeniami rat leasingowych. Bo podobno w zależności czy ma się leasing finansowy czy operacyjny to można odliczyć całą ratę lub tylko odsetki.

    Przykładowo ten kalkulator podaje mi, że jeśli wezmę leasing to będę mógł oszczędzić na podatku 15 tyś. http://leasingkalkulator.net/leasing/wartosc_7000000-wklad_500-raty_36. Czy dotyczy to każdego rodzaju leasingu? Proszę o wyczerpującą odpowiedź :)

  2. Krecik Odpowiedz

    Nie lubię kalkulatorów tego rodzaju, bo pokazują tylko teorię a nie praktykę.
    Co ci po kosztach jeśli np. nie masz odpowiednio wysokich dochodów? Albo masz wysokie dochody, ale nie aż tak wysokie by poniesienie tego wydatku było rzeczywiście w pełni korzystne podatkowo.

    Rat leasingu operacyjnego z ratami leasingu finansowego w ogóle się nie porównuje, bo leasing finansowy rozlicza się prawie identycznie jak zakup na kredyt zaś leasing operacyjny nie wchodzi w ogóle w środki trwałe i amortyzację. Nie ma więc co porównywać, od początku to są dwa różne systemy.
    Jeśli chcesz porównać rzeczywistą korzyść – porównaj oprocentowanie obu form leasingu, czy samochód przekracza wartość 20 tys. euro (jak przekracza, leasing operacyjny jest korzystniejszy) i czy jest nowy (jeśli nowy, to leasing operacyjny na mniej niż 5 lat jest korzystniejszy kosztowo – szybciej rozliczy się wartość pojazdu).



Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *


− jeden = 0

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Przeczytaj poprzedni wpis:
Podsumowanie czerwca

Lipiec zbliżał się z prędkością światła i nawet nie wiem, kiedy nastał. Tak jakoś w środku weekendu, niezauważalnie i nagle...

Zamknij